• Erstelle deinen Wochenplan. Wie viele Stunden hast du für Kundenarbeit, Marketing, Verwaltung?
• Plane realistisch. Als Faustregel: 65% Kundenarbeit, 25% Marketing/Akquise, 10% Verwaltung uns sonstiges.
• Berücksichtige Wachstum. In den ersten Monaten wirst du deutlich mehr Zeit für Marketing haben und auch brauchen. Später musst du dein Geschäft bewusst so planen, dass du Zeit dafür hast!

Tipps

• Du kannst nicht 40 Stunden netzwerken UND 40 Stunden effektiv arbeiten
• Plane Pufferzeiten ein – als Gründer*in läuft selten alles nach Plan

• Berechne deine Kundengewinnungskosten (CAC). Wie viel Zeit und Geld investierst du, bis eine Person bei dir kauft? Beispiel: 5 Stunden Netzwerken + 100€ Anzeigen = 1 Neukunde.
• Plane drei Marketing-Säulen:
  • Leuchtturm-Maßnahmen: Eröffnungsfeiern, Events, Zeitungsartikel, Anzeigenkampagne zur Eröffnung, Flyer (schnelle Sichtbarkeit, höhere Kosten)
  • Aufbaumaßnahmen: Webseite, Social Media, Anzeigen (online und offline) Netzwerken (mittelfristig, moderate Kosten)
  • Grundlagen / Basis: Netzwerk-Gruppen (BNI, VEU, Lions, Rotarier,…), Webseite, SEO, Empfehlungen, Empfehlung durch Stammkunden (dauert länger, günstiger)
• Lege dein monatliches Marketing-Budget fest. Faustregel: 10-20% vom geplanten Umsatz – aber Achtung: Das Budget muss 1-3 Monate VOR der erwarteten Umsatzsteigerung eingeplant werden!
• Plane Marketing-Aktionen nach der Gründung. Eröffnungsfeier, Tag der offenen Tür, Kennenlern-Angebote unter “Leuchtturm Maßnahmen”. 
• Rabattaktionen planst du entweder später durch geringere Umsätze oder hier als Kosten

• Kalkuliere deine Preise. Berücksichtige alle Kosten + Gewinn + Steuern. Nutze den Stundensatz-Rechner der Businessplan-Werkstatt als Orientierung.
• Definiere deine Erlösquellen. Beispiele: Physiotherapie (Einzelbehandlung 60€, Präventionskurs 120€), PV-Montage (Installation 3.500€, Wartung 200€/Jahr).
• Berechne deine Kapazität. Nutze deinen Zeitplan aus Schritt 1: Wie viele verkaufbare Stunden hast du pro Woche?
• Plane Preiserhöhungen ein. Deine Kosten steigen im Zeitverlauf. Wenn du länger als 2 Jahre planst, denk an jährliche Preisanpassungen (3-5%).
• Verknüpfe Umsatz mit Marketing-Aufwand. Denk daran: Umsatz entsteht nicht aus dem Nichts. Du hast entweder vorher Marketing für Neukunden betrieben, es handelt sich um Stammkunden, oder um Weiterempfehlungen deiner Kunden. Jede Umsatzsteigerung muss sich im Marketing wiederfinden – als Euro-Kosten oder Zeitaufwand.

Extra-Tipps

• Als Dienstleister*in sind maximal 60-70% deiner Zeit verkaufbar (siehe Zeitplanung Schritt 1).
• Plane im ersten Jahr konservativ: Lieber positiv überrascht werden.
• Faustregel: 10% mehr Umsatz = 10% mehr Marketing-Budget – aber 1-3 Monate VOR der Umsatzsteigerung!
• Reality-Check: Sprich mit anderen Selbstständigen über realistische Preise und Auslastung.

• Liste alle Kosten auf, die nur anfallen, wenn du Umsatz machst. Diese Kosten beziehen sich konkret auf ein Projekt/eine Behandlung/einen Fall. Beispiele: PV-Montage (Material = 60% vom Umsatz), Mental-Coach (meist keine direkten Kosten), Handelsvertreter (Provisionen an Hersteller).
• Berechne den Prozentsatz vom Umsatz oder absolute Kosten pro Projekt. Direkte Kosten werden in vielen Tools als Anteil vom Umsatz dargestellt (60% Materialkosten für eine PV Anlage). In anderen Tools würdest du die Kosten pro durchschnittliches Projekt darstellen und dann die absoluten Materialkosten  (20.000€ Umsatz pro Projekt mit 12.000 Euro Materialkosten).
• Vergiss Subunternehmer*innen nicht. Zu direkten Kosten zählen auch die Rechnungen von fremden Dienstleister*innen, die du nicht selbst eingestellt hast und die nur für ein konkretes Projekt arbeiten.
• Prüfe Lieferanten-Konditionen. Gibt es Mengenrabatte ab bestimmten Umsätzen?

• Ermittle deinen Personalbedarf. Wie viel Zeit benötigt ein Projekt/Fall/eine Behandlung (Beispiel: 30 Minuten pro kleine Physiotherapie-Behandlung plus 10 Minuten Rüstzeit)? Wie viele Fälle planst du pro Tag/Woche/Monat? 
• Wie viel davon kannst Du selbst leisten (siehe Schritt 0)? Den Rest musst Du mit Personal abdecken.
• Plane Personaleinstellung rechtzeitig. Du kannst nicht von heute auf morgen neues Personal einstellen. Rechne mit 2-3 Monaten für Suche und Einarbeitung.
• Kalkuliere mit realistischen Personalkosten. Vollzeitkraft ca. 3.500€ brutto + 25-30% Nebenkosten. Minijobs haben höhere relative Nebenkosten (ca. 30-35%).
• Plane Lohnerhöhungen ein. Deine Planung geht über mindestens drei Jahre. Denk an staatliche Mindestlohn-Erhöhungen und grundsätzliche Lohnsteigerungen (3-5% jährlich).

Extra-Tipps

• Unternehmer*innen “Lohn” läuft bei Einzelunternehmen nicht unter Personalkosten, sondern Privatentnahme (siehe Schritt 9).
• Nutze Online-Rechner für Lebenshaltungskosten, um deine mindestens nötige Privatentnahme zu ermitteln.

• Erfasse alle regelmäßigen Kosten, die unabhängig vom Umsatz anfallen. Das können monatliche, quartalsweise oder jährliche Kosten sein. Beispiele: Praxismiete (800€/Monat), Versicherungen (150€/Monat), Software/Tools (100€/Monat), Telefon/Internet (80€/Monat), Kfz-Kosten (300€/Monat).
• Plane Steuern ein. Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer-Vorauszahlungen. Rechne mit 25-35% vom Gewinn für Steuern.
• Berücksichtige Inflation. Rechne mit 2-3% jährlicher Kostensteigerung.

Achtung: Hier gehören KEINE Anschaffungen über 800€ rein, die du länger nutzt. Solche Anschaffungen sind Investitionen (siehe Schritt 7).

Extra-Hilfe

• Eine Checkliste für Gemeinkosten findest du hier [LINK].
• Vergiss “unsichtbare” Kosten nicht: Steuerberater, Fortbildungen, Berufshaftpflicht.

• Liste alle Anschaffungen über 800€ auf. Auto, Computer, Maschinen, Software-Lizenzen, Einrichtung.

Warum nicht bei Gemeinkosten? Investitionen bezahlst du einmal, nutzt sie aber mehrere Jahre. Deshalb verteilst du die Kosten über die Nutzungsdauer (Abschreibung).

• Verteile Investitionskosten über Nutzungsdauer. Computer 3 Jahre, Auto 6 Jahre, Maschinen 5-10 Jahre.

Plane Ersatzbeschaffungen. Wann müssen Geräte erneuert werden?

• Addiere alle Startinvestitionen. Einrichtung, Fahrzeug, Software, Marketing.
• Berechne Anlaufkosten. In den ersten Monaten machst du möglicherweise Verluste. Trotzdem musst du Rechnungen bezahlen (z. B. Miete). Diese Anlaufkosten musst du mit finanzieren.
• Vorfinanzierung von Außenständen. Viele Kosten zahlst du in dem Monat, in dem sie anfallen (z. B. Gehälter, Miete). Deine Kunden zahlen deine Rechnungen aber möglicherweise erst später. Die Differenz musst du also quasi “auslegen”. 
• Plane einen Puffer ein. Am Anfang solltest Du 3-6 Monate Fixkosten als Puffer einplanen, und zwar inklusive der Minimum-Privatentnahme.
• Die Summe dieser Zahlen ist der Kapitalbedarf.

Extra-Hilfe

• Faustregel: Verdopple deine geschätzte Anlaufzeit.
• Reserven sind kein “Nice-to-have”, sondern überlebenswichtig.
• Siehe “Prüfe mit dem Kontostand” unter Nummer 10

• Berechne verfügbares Eigenkapital. Was kannst du selbst einbringen?
• Ermittle Finanzierungsbedarf. Kapitalbedarf minus Eigenkapital.
• Prüfe Finanzierungsquellen. Gründungszuschuss, KfW-Kredit, BAFA-Förderung, Familiendarlehen.
• Plane den Kapitaldienst. Zins und Tilgung für Darlehen und Kredite. Im Internet gibt es dafür zahlreiche Tilgungsrechner, falls dein Tool das nicht kann.
• Plane deine Privatentnahmen. Als Einzelunternehmer*in ist das dein “Gehalt” – nutze Lebenshaltungskosten-Rechner als Orientierung.

Ob du mit einer App arbeitest oder mit einem Excel-Template: Normalerweise ergibt sich aus den Schritten 1-9 deine Liquiditäts- oder Rentabilitätsplanung automatisch.

Falls das so ist, brauchst du nun vor allem folgende Schritte:

• Prüfung mit dem Kontostand. Der Kontostand sollte nicht unter “0” fallen. Tut er dies, gehst du zurück ins Kapitel “Finanzierung” und erhöhst das Fremdkapital. Alternativ musst du deine Umsatz- oder Kostenplanung prüfen.
• Prüfung der wesentlichen Kennzahlen.
  • Ist die Umsatz-Rendite (Ergebnis geteilt durch Umsatz) zu jeder Zeit realistisch? Vergleiche mit Branchenkennzahlen.
  • Erreichst du schnell genug einen Zustand, an dem monatlich mehr Geld auf den Konto eingeht, als rausgeht?

Falls du selbst in Excel planst:

• Erstelle Monatsplanung für 36 Monate. Monat für Monat Einzahlungen und Auszahlungen auf dem Konto. Dabei berücksichtigst du den Unterschied bei den Zahlungszielen: Du zahlst deine Miete in diesem Monat, die Kunden, denen du diesen Monat Rechnungen stellst, zahlen aber möglicherweise erst später. Wenn du eine Investition tätigst (Autokauf), geht sofort eine Summe vom Konto. Berücksichtige dann auch die Einzahlungen aus Finanzierung (Eigen- und Fremdkapital). Das ist die “Liquiditätsrechnung”. Mit ihr kannst du für jeden Monat den Konostand berechnen.
• Die “Rentabilitätsplanung” erstellst du auch für 36 Monate. Hier geht es nicht um Einzahlungen und Auszahlungen, sondern um den Zeitpunkt der Verursachung. Wenn du diesen Monat eine Rechnung stellst oder bekommst, dann geht sie hier ein, auch wenn sie erst nächsten Monat gezahlt wird. 
• Markiere in beiden Fällen den “Break-even-Punkt”. Ab wann ist die monatliche Summe positiv?
• Führe dann selbst die oben genannten Prüfungen durch.